¿Cuáles son las cosas que las personas organizadas y productivas hacen que los diferencian de los demás?
A menudo confundimos ser productivos con trabajar lo más rápido posible, cada segundo del día. Tememos que reducir la velocidad para organizarnos matará nuestra productividad.
Estar desorganizado es costoso, tanto en términos de dinero como de tiempo. Pero si puede convencerse a sí mismo de reducir la velocidad y organizarse, el ROI (Retorno sobre la Inversión) lo sorprenderá.
Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora.
Benjamin Franklin
Si bien la frase de Benjamin Franklin puede lucir un tanto exagerada, dedicar tiempo a organizarse sigue siendo una inversión valiosa. Los expertos estiman que cada hora que se dedica a planificar y organizar ahorra de tres a cuatro horas de tiempo que de otro modo se perderían.
Hay una razón por la que las personas más tranquilas y menos estresadas son las que hacen más cosas: comprenden la importancia de la organización y han adaptado sus hábitos en consecuencia. La buena noticia es que también podemos convertirnos en personas organizadas y productivas, simplemente emulando los hábitos de aquellos que ya lo han logrado.
1. No dejan que sus escritorios se abarroten
Puede pensar que sabe exactamente dónde y en qué pila de papel puede encontrar un documento en particular. Pero se está engañando a sí mismo si no cree que sería más productivo con un escritorio limpio y organizado. El solo hecho de organizar las cosas en su escritorio le ayuda a organizarlas en su mente. Además, una investigación realizada en la Universidad de Princeton reveló que cuanto más bombardean nuestros cerebros por los estímulos en competencia en un escritorio desordenado, menos podemos concentrarnos. Y esto no fue solo evidencia subjetiva; pudieron ver la diferencia en las resonancias magnéticas de la actividad cerebral de los sujetos.
2. Nunca tocan las cosas dos veces
Las personas organizadas y productivas nunca ponen nada en un patrón de espera, porque tocar las cosas dos veces es una gran pérdida de tiempo. No guarde un correo electrónico o una llamada telefónica para tratar más tarde. Tan pronto como algo llame su atención, debe actuar en consecuencia, delegarlo o eliminarlo.
3. No responden a los correos electrónicos cuando llegan
Las personas organizadas y productivas no permiten que su correo electrónico sea una interrupción constante. Además de revisar su correo electrónico en un horario, aprovechan las funciones que priorizan los mensajes por remitente. Establecen alertas para sus proveedores más importantes y sus mejores clientes, y guardan el resto hasta que llegan a un punto de parada en su trabajo. Algunas personas incluso configuran una respuesta automática que les permite a los remitentes saber cuándo revisarán su correo electrónico nuevamente.
4. Trabajan a partir de una única lista de tareas pendientes
¿Recuerda los días en que la gente solía comprar esos costosos planificadores encuadernados en cuero y los llenaba con una lista de tareas pendientes codificada por colores para cada prioridad? Eso puede parecer un poco de la vieja escuela ahora, pero nadie puede negar que fue efectivo. ¿Por qué fueron efectivos esos planificadores? Nos recordaban lo importante que es mantener una única lista de tareas pendientes. Cuando consolida todo en una lista, siempre sabe dónde buscar y puede dejar de perder el tiempo tratando de recordar qué lista tiene la información que necesita.
5. Tienen un alto nivel de autoconciencia
Las personas altamente productivas y organizadas tienen un sentido claro de quiénes son. Conocen sus debilidades y establecen estructuras organizativas para superarlas. Si tienden a dejar que las reuniones se prolonguen demasiado, establecen un temporizador. Si tienen problemas para mantener la productividad de las reuniones, elaboran una agenda. Si olvidan revisar su buzón de voz por la mañana, establecen un recordatorio. Los detalles no importan; lo importante es que piensen detenidamente y utilicen ayudas y rutinas específicas que funcionen con sus debilidades organizativas.
6. Sacan tiempo para almorzar
Todos hemos estado allí: estás ocupado con la cabeza hacia abajo y, para cuando miras hacia arriba, ya se te pasó la hora del almuerzo. Terminas sin comer o agarrando una dona o una bolsa de papas fritas de la máquina de refrigerios. Ambas son ideas realmente malas. La dona te dará un impulso de energía durante unos 20 minutos, pero después de eso, tu concentración caerá como una roca. En cuanto a saltarse las comidas, no solo afecta su concentración, productividad y habilidades para resolver problemas, sino que también afecta su cintura, y no de la manera que podría esperar. Una investigación de la Universidad Estatal de Ohio muestra que el peso que pierde al saltarse las comidas es el peso muscular que recupera más tarde en forma de grasa.
7. Se comen las ranas
«Comer una rana» es el mejor antídoto para la dilación; las personas ultraproductivas comienzan cada mañana con este sabroso «manjar». En otras palabras, primero hacen el elemento menos apetitoso y más temido de su lista de tareas pendientes, antes de hacer cualquier otra cosa. Después de eso, están libres para abordar las cosas que los entusiasman e inspiran.
8. Ellos ordenan al final de cada día
El mejor remedio para el desorden es reservar unos 10 minutos al final de cada día para organizar su escritorio. Aunque sabemos que es mejor tocar las cosas solo una vez, todos nos detuvimos a la mitad de una tarea porque sonó el teléfono o alguien pasó a charlar. Realmente no puedes evitar tales cosas, pero puedes terminar el día resolviendo todas las cosas que dejaste a medio terminar.
9. Planifican sus días la noche anterior
Las personas organizadas y productivas se van a la cama todas las noches con la seguridad de saber lo que lograrán al día siguiente. Tienen claras sus prioridades la noche anterior, de modo que una vez que comienza el día, es menos probable que se distraigan con la «tiranía de lo urgente», esos pequeños incendios que surgen y se interponen en el camino de sus verdaderas prioridades.
10. Hacen pleno uso de la tecnología
Se ha hablado mucho sobre cómo la tecnología moderna amplía la jornada laboral, de modo que siempre estamos conectados al trabajo. Si bien eso puede ser cierto, la tecnología también puede hacernos más productivos. Ya sea que esté configurando un filtro de correo electrónico para mantener su bandeja de entrada libre de spam o usando una aplicación como Evernote o Google Keep para organizar la información que necesitará nuevamente, la tecnología no siempre es mala. Si se usa correctamente, puede ahorrar mucho tiempo.
11. No ignoran su correo postal
Para este punto, volvemos a la filosofía de “tocarlo una vez”. Para la mayoría de nosotros, no hay mucho correo postal en estos días que realmente esperamos. Pero ignorarlo puede causar problemas, especialmente cuando se trata de cosas como facturas y notificaciones de impuestos. Simplemente, ábrelo y ocúpate de él tan pronto como llegue; de lo contrario, terminará cavando debajo de los cojines del sofá en busca de esa factura vencida.
Cada minuto que pase buscando algo que perdió o tratando de recordar lo que se supone que debe hacer a continuación, dañará su productividad. Eso, a su vez, consume su potencial profesional. La buena noticia es que hay muchas herramientas que puede utilizar para mantenerse organizado y productivo, por lo que incluso los más desorganizados entre nosotros pueden implementar un sistema para mantenernos bajo control.
¿Qué herramientas utiliza para mantenerse organizado y productivo?
Artículo original: 11 Things Organized and Productive People Do Every Day.
